After Action Review

O que é?

O After Action Review (AAR), ou Revisão pós-ação, é um processo simples usado por uma equipe para capturar as lições aprendidas a partir dos sucessos e fracassos do passado, com o objetivo de melhorar o desempenho futuro
É uma prática consolidada pelo exército norte-americano visando a captura de aprendizados, aperfeiçoamento continuo e geração de comprometimento de time
Esta estruturado em um processo de avaliação do que aconteceu, por que aconteceu e como é possível manter os pontos fortes e melhorar as fraquezas a partir da comparação entre os resultados pretendidos e os resultados realmente obtidos
Sua aplicação demonstra ser uma ferramenta poderosa de aprendizado contínuo ao concentrar-se nos resultados de um evento / tarefa / atividade
O AAR não é um processo de lavagem de roupa-suja ou de queixa

Após a realização de um treinamento ou reunião para analisar o que fazer melhor na próxima sessão.
Após mudanças de processo. Neste caso, a AAR pode ser realizada após completar alguns ciclos (ex.: produção das 100 primeiras unidades).
Durante a realização de um projeto nos encontros de status ou após a entrega de uma fase relevante.
Em situações de emergência que requerem a geração rápida de aprendizados.

Definir o formato

É possível aplicar o AAR organizado de maneira formal ou informal. As diferenças ficam evidentes no quadro abaixo:

Ainda assim, os passos para a aplicação do método são os mesmos, assim como seus benefícios.

Definir o facilitador

Cada rodada pode ser conduzida por um participante diferente. O facilitador deve iniciar e finalizar os diálogos, controlar o tempo, incentivar a participação e impedir comportamentos incompatíveis. O condutor de cada sessão deve ser decidido no último encontro para já se responsabilizar pela agenda e para observar temas e acontecimentos relevantes.
Também há a opção de o facilitador sempre ser o mesmo, neste caso opte por definir de forma clara este papel, que pode ser acumulado pelo líder da iniciativa, gestor ou até mesmo pelo PMO.

Definir a frequência

O grupo deve estabelecer uma frequência para os encontros e manter uma agenda possibilitando um planejamento e uma preparação adequada. Idealmente o AAR deve ser aplicado conjuntamente aos encontros de avaliação de resultado ou de status

Levantar temas e acontecimentos

Cada sessão deve ser iniciada com o levantamento dos temas e acontecimentos mais relevantes do período, com maiores aprendizados. Todos devem participar deste levantamento, porém cabe ao facilitador garantir a consistência e a inclusão dos temas e acontecimentos.

Aplicar as questões

Conduzir a dinâmica com base nas seguintes perguntas:
- O que era para acontecer?
- O que realmente aconteceu?
- Por que houve diferenças entre o planejado e o real?
- O que aprendemos?
Depois de revisitar os objetivos da atividade, é sempre uma boa ideia começar com os pontos positivos, ou seja, "o que ocorreu bem fora do que aconteceu?"
Para cada ponto, continue a perguntar "por que?"
Para as áreas problemáticas, perguntar "o que poderia ter ido melhor?" Em vez de "o que deu errado?" Compreender "por que" é igualmente fundamental.
Deixe tempo suficiente para reflexão e incentive a contribuição de todos.
Busque sempre comprovações, por isso é relevante realizar o processo com base nos indicadores de performance ou de gestão.

Documentar aprendizados

É importante ter um relato claro e bem documentado da AAR, por isso registre as lições captadas e as decisões tomadas. Utilize tal registro na próxima sessão ao deixar todo o conteúdo no formato de orientações ou recomendações para o futuro.
Uma estrutura de ata deve conter pelo menos:
- Data do encontro
- Uma ou duas frases com contexto e objetivo do encontro
- Pessoas envolvidas
- Aprendizados e recomendações
- Palavras-chave
Sempre que possível, disponibilize o conteúdo em ambiente virtual de fácil acesso, permitindo a reutilização dos aprendizados, seja pela própria equipe envolvida, seja por outros times com questões semelhantes.

Garanta apoio do líder, seja gestor do projeto, responsável pelo processo ou apenas facilitador da reunião.
Procure sermpre realizar a sessão de AAR imediatamente após o ocorrido.
Garanta que o encontro seja feito pela equipe e para a equipe.
Crie um clima no qual os participantes compreendam a importância de serem honestos e de manterem o foco no aprendizado (e não na crítica gratuíta).
Processo não precisa necessariamente ocorrer pessoalmente. Pode ser realizado por telefone ou on-line com ferramentas como mensagens instantâneas, teleconferências, wikis e fóruns.
Ainda que seja usualmente uma atividade para ser feita em grupo, pode ser adaptada para o nível individual, como um exercício de reflexão pessoal.
É possível utilizar dinâmicas de estimulo a interação com o uso de post-its ou outras ferramentas lúdicas.

Natura

Aplicado em projeto de operação de novo modelo comercial. Líder gerava e facilitava discussões do ARR nos rituais de acompanhamento do projeto. Ao final, inclua as conclusões (planejado, realizado e lições) em um formulário no portal do projeto.

( ) Identificação ( ) Criação ( X ) Retenção ( X ) Transferência ( ) Aplicação