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After Action Review

Captura de aprendizados, aperfeiçoamento continuo e geração de comprometimento da equipe

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O que é?

  • O After Action Review (AAR), ou Revisão pós-ação, é um processo simples usado por uma equipe para capturar as lições aprendidas a partir dos sucessos e fracassos do passado, com o objetivo de melhorar o desempenho futuro
  • É uma prática consolidada pelo exército norte-americano visando a captura de aprendizados, aperfeiçoamento continuo e geração de comprometimento de time
  • Esta estruturado em um processo de avaliação do que aconteceu, por que aconteceu e como é possível manter os pontos fortes e melhorar as fraquezas a partir da comparação entre os resultados pretendidos e os resultados realmente obtidos
  • Sua aplicação demonstra ser uma ferramenta poderosa de aprendizado contínuo ao concentrar-se nos resultados de um evento / tarefa / atividade
  • O AAR não é um processo de lavagem de roupa-suja ou de queixa

Quando utilizar?

  • Após a realização de um treinamento ou reunião para analisar o que fazer melhor na próxima sessão.
  • Após mudanças de processo. Neste caso, a AAR pode ser realizada após completar alguns ciclos (ex.: produção das 100 primeiras unidades).
  • Durante a realização de um projeto nos encontros de status ou após a entrega de uma fase relevante.
  • Em situações de emergência que requerem a geração rápida de aprendizados.

Recursos necessários: 

  • Um facilitador instruido na prática.
  • Tempo e dedicação do time envolvido com o projeto ou ação.
  • Ambiente focado na aprendizagem e não na busca de culpados. 

Como aplicar? 

Definir o formato
  • É possível aplicar o AAR organizado de maneira formal ou informal. As diferenças ficam evidentes no quadro abaixo:
Imagem
  • Ainda assim, os passos para a aplicação do método são os mesmos, assim como seus benefícios.

Definir o facilitador
  • Cada rodada pode ser conduzida por um participante diferente. O facilitador deve iniciar e finalizar os diálogos, controlar o tempo, incentivar a participação e impedir comportamentos incompatíveis. O condutor de cada sessão deve ser decidido no último encontro para já se responsabilizar pela agenda e para observar temas e acontecimentos relevantes.
  • Também há a opção de o facilitador sempre ser o mesmo, neste caso opte por definir de forma clara este papel, que pode ser acumulado pelo líder da iniciativa, gestor ou até mesmo pelo PMO.

Definir a frequência
  • O grupo deve estabelecer uma frequência para os encontros e manter uma agenda possibilitando um planejamento e uma preparação adequada. Idealmente o AAR deve ser aplicado conjuntamente aos encontros de avaliação de resultado ou de status

Levantar temas e acontecimentos
  • Cada sessão deve ser iniciada com o levantamento dos temas e acontecimentos mais relevantes do período, com maiores aprendizados. Todos devem participar deste levantamento, porém cabe ao facilitador garantir a consistência e a inclusão dos temas e acontecimentos.

Aplicar as questões
  • Conduzir a dinâmica com base nas seguintes perguntas:
    • O que era para acontecer?
    • O que realmente aconteceu?
    • Por que houve diferenças entre o planejado e o real?
    • O que aprendemos?
  • Depois de revisitar os objetivos da atividade, é sempre uma boa ideia começar com os pontos positivos, ou seja, "o que ocorreu bem fora do que aconteceu?"
  • Para cada ponto, continue a perguntar "por que?"
  • Para as áreas problemáticas, perguntar "o que poderia ter ido melhor?" Em vez de "o que deu errado?" Compreender "por que" é igualmente fundamental.
  • Deixe tempo suficiente para reflexão e incentive a contribuição de todos.
  • Busque sempre comprovações, por isso é relevante realizar o processo com base nos indicadores de performance ou de gestão.

Documentar aprendizados
  • É importante ter um relato claro e bem documentado da AAR, por isso registre as lições captadas e as decisões tomadas. Utilize tal registro na próxima sessão ao deixar todo o conteúdo no formato de orientações ou recomendações para o futuro.
  • Uma estrutura de ata deve conter pelo menos:
    • Data do encontro
    • Uma ou duas frases com contexto e objetivo do encontro
    • Pessoas envolvidas
    • Aprendizados e recomendações
    • Palavras-chave
  • Sempre que possível, disponibilize o conteúdo em ambiente virtual de fácil acesso, permitindo a reutilização dos aprendizados, seja pela própria equipe envolvida, seja por outros times com questões semelhantes.

Boas práticas, dicas e possíveis adaptações:

  • Garanta apoio do líder, seja gestor do projeto, responsável pelo processo ou apenas facilitador da reunião.
  • Procure sermpre realizar a sessão de AAR imediatamente após o ocorrido.
  • Garanta que o encontro seja feito pela equipe e para a equipe.
  • Crie um clima no qual os participantes compreendam a importância de serem honestos e de manterem o foco no aprendizado (e não na crítica gratuíta). 
  • Processo não precisa necessariamente ocorrer pessoalmente. Pode ser realizado por telefone ou on-line com ferramentas como mensagens instantâneas, teleconferências, wikis e fóruns.
  • Ainda que seja usualmente uma atividade para ser feita em grupo, pode ser adaptada para o nível individual, como um exercício de reflexão pessoal.
  • É possível utilizar dinâmicas de estimulo a interação com o uso de post-its ou outras ferramentas lúdicas.

Exemplos de aplicação:

Natura
  • Aplicado em projeto de operação de novo modelo comercial. Líder gerava e facilitava discussões do ARR nos rituais de acompanhamento do projeto. Ao final, inclua as conclusões (planejado, realizado e lições) em um formulário no portal do projeto.

Aprenda mais:

√ After Action Review USAID Technical Guidance
√ Knowledge Sharing Tools and Methods Toolkit - After Action Review
√ MindTools - After Action Review Process
√ Wikipedia - After Action Review (em inglês)
√ Livro Conhecimento Empresarial de Thomas H. Davenport
√ Vídeo ‘Zé e a Lição Aprendida'

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(   ) Identificação (   ) Criação  ( X ) Retenção ( X ) Transferência (   ) Aplicação
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