O que é?

  • Sistema de gestão de documentos que permite gerenciar uma ampla faixa de documentos eletrônicos em qualquer formato, armazenados em qualquer local. Tem como função oferecer, regular e encaminhar todo tipo de recursos informativos, para o que os submete a um processo de armazenamento, identificação, transformação, organização, tratamento, difusão e recuperação.

Quando utilizar?

  • Quando da necessidade de:
    • agilizar a localização de informações.
    • evitar perda de dados importantes.
    • disponibilizar acesso simultâneo.
    • segurança da informação.
    • reduzir custos, tempo e espaço.
    • reduzir ou eliminar de ações já realizadas (re-trabalho).

Recursos necessários: 

  • Em construção

Como aplicar? 

  • Em construção

Boas práticas, dicas e possíveis adaptações:

  • Em construção

Exemplos de aplicação:

Biolab Sanus Farmacêutica Ltda. 
  • Trabalho implantado em 2006: Solução prática para armazenamento e recuperação de informação com uso de software simples.
  • Objetivo: Expor a adoção de medidas simples para a eliminação de papel, bem como a agilização do fluxo de trabalho, redução de custo, tempo e espaço e eliminação ou redução de ações já realizadas (re-trabalho).
  • Metodologia: Criação de arquivos digitais em rede, armazenados em pastas divididas por assuntos de interesse da empresa, onde todos os documentos estão disponibilizados no formato PDF e são recuperados através do sistema gratuito Copernic.
  • Resultados: Os resultados obtidos indicaram recuperação de informação e de documentos de maneira muito rápida, prática, integrada e simultânea, com redução de espaço físico, com consequente aumento da eficiência, produtividade e competitividade.
  • Conclusões: Com os resultados obtidos pode-se concluir que é viável a implementação de arquivos digitais para armazenamento dos documentos no formato PDF e posterior recuperação da informação através do sistema gratuito Copernic. Tais medidas atenderam as necessidades da empresa e foram bem aceitas por seus pesquisadores. A documentação digital implantada na empresa gerou economia com a agilização de arquivamento, recuperação e processos antes baseados em papel. Possibilitou a migração para o SharePoint em 2009.

Aprenda mais:

  • Em construção

Processos de Conhecimento

(    ) Identificação (   ) Criação  (  X  ) Retenção ( X   ) Transferência (  X  ) Aplicação