Fred era um cara novo na organização. Juntava-se ao time com o desafio de melhorar os processos de gestão documental, que já era centenária. Em uma empresa de quase 1.000 pessoas e muitos anos de atuação, já possuía em arquivo 160 caixas e toda sua documentação em papel. Ou seja, o custo de guarda era alto e o acesso à informação inviável. Fred não sabia, mas tinha nas mãos um desafio muito maior que de gestão documental, mas sim de gestão de processos e conteúdos. Era um grande risco e um desperdício não ter acesso aos dados de seus processos e clientes.
para editar.
para editar.
Para iniciar todo o trabalho, Fred optou por conversar com todos os Gerentes e entender, área por área, todo processo que gerava documentação e como os documentos para arquivos eram gerados. O fluxo desta documentação seria fundamental para definir a melhor forma de registro e guarda.
Ao iniciar este trabalho com o Diretor da Engenharia, Fred encontrou um processo de alto valor de produção. Tinham ali todas as operações registradas e abaixo, um grande time operacional de montagem. Não era uma atividade que necessitava grande especialização para construir o produto, logo, toda a produção de conhecimento e formação das pessoas, era passada ao longo de um programa de formação de estagiários e na seqüência, de Trainees que se tornavam líderes da operação. Eram treinados pelos líderes que chegavam nesta posição por este processo de aprendizagem e desenvolvimento cíclico, tão importante para o desenvolvimento do conhecimento tácito, mas tão repetidor de técnicas da operação.
Ao longo da conversa Fred sentiu-se perdido com tanta informação e perguntou: Como você resgata uma resolução técnica num processo de produção, para que possa aperfeiçoar sua próxima produção?
O Gerente prontamente respondeu: “Cada produção é muito diferente da outra e os desafios também são. Existe um processo básico de construção do produto, mas as variáveis e desafios de personalização são uma incógnita. Às vezes, precisamos utilizar plástico, às vezes metal... Nos viramos a cada projeto e por isso, temos muitos especialistas técnicos. Além disso, eu e todo o corpo gerencial temos muita experiência e podemos construir qualquer projeto. E garoto, eu não preciso registrar nada disso, não é regulamentado desta forma. Não se preocupe.”
Ah, será? Pensou Fred! Um processo tão importante para a organização todinho na cabeça de algumas pessoas? Não lhe parecia sustentável. Parecia-lhe uma oportunidade de aprofundar este processo a assim o fez.
Após diversas conversas com o Diretor, saiu de seu papel exclusivamente de gestão documental e assumiu um papel de gestor do conhecimento. Iniciou com o levantamento de conhecimentos relevantes e críticos e junto com todos os líderes, registrou os últimos 30 projetos de produção, aproveitando para criar os registros documentais adequados para aquele processo. Mas criou mais que isso! Criou uma forma de registrar a inteligência técnica de cada projeto e que surpresa: alguns eram similares e tinham processos aplicáveis em outros projetos.
Era mais claro o caminho desde este projeto: Adotar uma estratégia de alavancagem, sendo necessário mapear os conhecimentos técnicos de produção e registrar este conteúdo para otimizar recursos e tempo de produção para cada projeto. O desafio que viria na sequência? Nunca parar de analisar o cenário para entender se aquela ainda seria a melhor estratégia, ano após ano.
*Esta narrativa faz parte das atividades de aprendizagem do Programa SBGC Online: Gestão Conhecimento - Conceitos e Práticas.
Sobre a Autora:
Renata Corotti, graduada em Psicologia e experiência diversificada em Recursos Humanos com histórico de atuação no setor imobiliário, contábil e consultivo. Tem atuado em um ambiente de transformação para Recrutamento e Seleção e busca na Gestão do Conhecimento uma forma de melhorar a performance e dia a dia das pessoas.
Ao iniciar este trabalho com o Diretor da Engenharia, Fred encontrou um processo de alto valor de produção. Tinham ali todas as operações registradas e abaixo, um grande time operacional de montagem. Não era uma atividade que necessitava grande especialização para construir o produto, logo, toda a produção de conhecimento e formação das pessoas, era passada ao longo de um programa de formação de estagiários e na seqüência, de Trainees que se tornavam líderes da operação. Eram treinados pelos líderes que chegavam nesta posição por este processo de aprendizagem e desenvolvimento cíclico, tão importante para o desenvolvimento do conhecimento tácito, mas tão repetidor de técnicas da operação.
Ao longo da conversa Fred sentiu-se perdido com tanta informação e perguntou: Como você resgata uma resolução técnica num processo de produção, para que possa aperfeiçoar sua próxima produção?
O Gerente prontamente respondeu: “Cada produção é muito diferente da outra e os desafios também são. Existe um processo básico de construção do produto, mas as variáveis e desafios de personalização são uma incógnita. Às vezes, precisamos utilizar plástico, às vezes metal... Nos viramos a cada projeto e por isso, temos muitos especialistas técnicos. Além disso, eu e todo o corpo gerencial temos muita experiência e podemos construir qualquer projeto. E garoto, eu não preciso registrar nada disso, não é regulamentado desta forma. Não se preocupe.”
Ah, será? Pensou Fred! Um processo tão importante para a organização todinho na cabeça de algumas pessoas? Não lhe parecia sustentável. Parecia-lhe uma oportunidade de aprofundar este processo a assim o fez.
Após diversas conversas com o Diretor, saiu de seu papel exclusivamente de gestão documental e assumiu um papel de gestor do conhecimento. Iniciou com o levantamento de conhecimentos relevantes e críticos e junto com todos os líderes, registrou os últimos 30 projetos de produção, aproveitando para criar os registros documentais adequados para aquele processo. Mas criou mais que isso! Criou uma forma de registrar a inteligência técnica de cada projeto e que surpresa: alguns eram similares e tinham processos aplicáveis em outros projetos.
Era mais claro o caminho desde este projeto: Adotar uma estratégia de alavancagem, sendo necessário mapear os conhecimentos técnicos de produção e registrar este conteúdo para otimizar recursos e tempo de produção para cada projeto. O desafio que viria na sequência? Nunca parar de analisar o cenário para entender se aquela ainda seria a melhor estratégia, ano após ano.
*Esta narrativa faz parte das atividades de aprendizagem do Programa SBGC Online: Gestão Conhecimento - Conceitos e Práticas.
Sobre a Autora:
Renata Corotti, graduada em Psicologia e experiência diversificada em Recursos Humanos com histórico de atuação no setor imobiliário, contábil e consultivo. Tem atuado em um ambiente de transformação para Recrutamento e Seleção e busca na Gestão do Conhecimento uma forma de melhorar a performance e dia a dia das pessoas.
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