Por: Felipe Lorenzi, Juliana Carminhola e Mariza Cardoso.
A partir de 2020, devido à pandemia do novo Coronavírus (Covid-19) e às restrições de circulação de pessoas como forma de conter o vírus, o modelo de trabalho tornou-se híbrido, parte presencial, parte em esquema de Home Office e, pelo que tudo indica, muitas organizações adotarão esse modelo de trabalho mesmo após o término da pandemia.
A partir de 2020, devido à pandemia do novo Coronavírus (Covid-19) e às restrições de circulação de pessoas como forma de conter o vírus, o modelo de trabalho tornou-se híbrido, parte presencial, parte em esquema de Home Office e, pelo que tudo indica, muitas organizações adotarão esse modelo de trabalho mesmo após o término da pandemia.
Para possibilitar essa mudança, as empresas aceleraram seu processo de transformação digital, o que impôs desafios importantes no que diz respeito à Gestão Documental e seus fluxos. Documentos antes produzidos em ambiente físico passaram para o digital rapidamente, os remanescentes passaram a ser produzidos e consultados dentro e, principalmente, fora das organizações.
Algumas obrigações recaíram nos produtores dos documentos, que, na maioria dos casos, não possuem conhecimento técnico para realizar a gestão adequada dos documentos corporativos produzidos em suas residências, o que pode ocasionar diferentes problemas, alguns deles relacionados à retenção de lixo analógico e eletrônico, que compromete o espaço de armazenamento dos arquivos físicos, um possível extravio de documentos e a perda de informações estratégicas.
Isso nos leva a alguns questionamentos significativos:
• quem garante que todos os documentos produzidos pelos colaboradores são redirecionados ao arquivo da empresa?
• Existe alguém em sua empresa que realiza o acompanhamento do fluxo da produção documental?
• Já considerou quantos documentos gerados não estão retornando e, portanto, não são preservados conforme determina a legislação?
• Considerou o extravio, possíveis multas milionárias, retrabalho e custos adicionais?
• E a segurança da informação?
Diferentes requisitos devem ser mantidos e atendidos durante todo o ciclo de vida dos documentos, desde sua produção, circulação, retenção, guarda e/ou eliminação segura. Para tanto é fundamental que as organizações tenham esse fluxo de produção documental mapeado, pois isso reduzirá os riscos de perda informacional e dará suporte na realização das atividades, contribuindo para que os processos de trabalho não sejam interrompidos.
Mapear os processos, identificar os desvios, propor melhorias, adotar metodologias para a classificação dos documentos, analisar e propor estratégias de gerenciamento e acesso aos conjuntos documentais de acordo com seus suportes, garantir a rastreabilidade e a recuperação das informações, o acesso controlado, bem como a salvaguarda segura são as atribuições do profissional da informação. Ele possui as habilidades e competências necessárias para gerenciar os documentos, mapear os fluxos, estruturar os arquivos e informações, produzidos no ambiente interno das organizações ou remotamente, para que os gestores saibam exatamente qual é o conhecimento produzido.
Nesse contexto, para que a transformação digital avance de maneira satisfatória, não se pode esquecer o legado documental acumulado sem tratamento, bem como os processos de trabalho existentes e suas novas dinâmicas, nada começa do zero. Planejamento e organização são ótimos aliados neste processo.
Algumas obrigações recaíram nos produtores dos documentos, que, na maioria dos casos, não possuem conhecimento técnico para realizar a gestão adequada dos documentos corporativos produzidos em suas residências, o que pode ocasionar diferentes problemas, alguns deles relacionados à retenção de lixo analógico e eletrônico, que compromete o espaço de armazenamento dos arquivos físicos, um possível extravio de documentos e a perda de informações estratégicas.
Isso nos leva a alguns questionamentos significativos:
• quem garante que todos os documentos produzidos pelos colaboradores são redirecionados ao arquivo da empresa?
• Existe alguém em sua empresa que realiza o acompanhamento do fluxo da produção documental?
• Já considerou quantos documentos gerados não estão retornando e, portanto, não são preservados conforme determina a legislação?
• Considerou o extravio, possíveis multas milionárias, retrabalho e custos adicionais?
• E a segurança da informação?
Diferentes requisitos devem ser mantidos e atendidos durante todo o ciclo de vida dos documentos, desde sua produção, circulação, retenção, guarda e/ou eliminação segura. Para tanto é fundamental que as organizações tenham esse fluxo de produção documental mapeado, pois isso reduzirá os riscos de perda informacional e dará suporte na realização das atividades, contribuindo para que os processos de trabalho não sejam interrompidos.
Mapear os processos, identificar os desvios, propor melhorias, adotar metodologias para a classificação dos documentos, analisar e propor estratégias de gerenciamento e acesso aos conjuntos documentais de acordo com seus suportes, garantir a rastreabilidade e a recuperação das informações, o acesso controlado, bem como a salvaguarda segura são as atribuições do profissional da informação. Ele possui as habilidades e competências necessárias para gerenciar os documentos, mapear os fluxos, estruturar os arquivos e informações, produzidos no ambiente interno das organizações ou remotamente, para que os gestores saibam exatamente qual é o conhecimento produzido.
Nesse contexto, para que a transformação digital avance de maneira satisfatória, não se pode esquecer o legado documental acumulado sem tratamento, bem como os processos de trabalho existentes e suas novas dinâmicas, nada começa do zero. Planejamento e organização são ótimos aliados neste processo.
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