Por Lauren Trees
Bons líderes de Gestão do Conhecimento (GC) sempre querem que seus programas sejam melhores. Mesmo que a GC esteja entregando resultados fenomenais, eles buscam oportunidades para aprimorar a estratégia, se tornar mais eficiente, melhorar a experiência do usuário ou aumentar o valor entregue de volta ao negócio. Abaixo estão quatro dicas para melhorar seu próprio esforço de GC, com base nesses modelos fantásticos.
Bons líderes de Gestão do Conhecimento (GC) sempre querem que seus programas sejam melhores. Mesmo que a GC esteja entregando resultados fenomenais, eles buscam oportunidades para aprimorar a estratégia, se tornar mais eficiente, melhorar a experiência do usuário ou aumentar o valor entregue de volta ao negócio. Abaixo estão quatro dicas para melhorar seu próprio esforço de GC, com base nesses modelos fantásticos.
Dica 1: Alinhe a GC às prioridades de negócios
Um traço comum entre aqueles que possuem Excelência em GC é uma ligação clara entre conhecimento e estratégia de negócios. Esses líderes de GC entendem com o que a empresa se preocupa e como a GC pode ajudar a organização a concretizar sua visão de longo prazo.
Mercer é um grande exemplo disso. Está no centro de uma estratégia de negócios de cinco anos apoiada em três pilares: cultura, transformação e digitalização. Lisa Weber, líder de GC da Mercer, reconheceu que esses pilares também são fundamentais para a gestão do conhecimento. Isso facilitou o alinhamento de GC com prioridades estratégicas mais amplas. Por exemplo, a equipe de GC da Mercer adotou a transformação digital para tornar o conteúdo mais rápida e facilmente disponível, desenvolveu análises de conteúdo sofisticadas para informar a tomada de decisões de negócios e relançou sua rede de campeões de conhecimento para construir uma cultura mais orientada para o conhecimento.
No município de Dubai , a GC e o alinhamento dos negócios parecem um pouco diferentes. Os objetivos estratégicos da organização se concentram na inovação - por exemplo, ser um município criativo e pioneiro e promover a sustentabilidade ambiental. Dada essa ênfase, Dubai integrou o conhecimento e a gestão da inovação em um único programa. A especialista em conhecimento e inovação, Soha Farouk Radwan, afirma que isso ajuda a organização a criar novos conhecimentos e aproveitar a sabedoria coletiva para inovar seus programas, serviços e modelos operacionais.
Dica 2: automatize o que você pode
Outro tema que vemos naqueles que possuem Excelência em GC é um impulso para agilizar os processos de GC e minimizar o “busy work”. Isso permite que a equipe de GC se concentre em tarefas mais estratégicas, ao mesmo tempo que torna mais fácil para os usuários finais contribuir e interagir com o conhecimento.
Prudential Financial é um ótimo modelo para programas de GC que buscam otimizar e automatizar seus processos internos. A Prudential migrou recentemente mais de 300.000 artigos de conhecimento para um novo repositório central criado no SharePoint Online. Ele estabeleceu funções e responsabilidades claras para o conteúdo, incluindo proprietários, aprovadores e ciclos de revisão necessários. Como parte desse esforço, ele criou fluxos de trabalho automatizados para notificar os proprietários e aprovadores quando eles precisavam agir. A diretora de GC, Allison Wilkins, diz que os fluxos de trabalho tornam a revisão de conteúdo mais fácil para as partes interessadas, uma vez que eles apenas respondem aos lembretes por e-mail que recebem. Eles também fornecem uma trilha de auditoria para GC para garantir que o conteúdo permaneça preciso e atualizado.
Dica 3: avalie os pontos fortes, as lacunas e as necessidades
Todos aqueles que possuem Excelência em GC usam benchmarking para avaliar suas capacidades e programas de GC. Diagnósticos como a ferramenta de avaliação de capacidade de GC da APQC, na qual o reconhecimento é baseado, ajudam essas equipes de GC a entender onde se destacam, onde poderiam fazer melhor e quais deveriam ser seus próximos passos.
A Teach for America deu um passo adiante para avaliar a GC. De acordo com Shannon Steffes, diretora-gerente sênior de GC para toda a organização, a maioria dos grupos locais no Teach for America entende o valor de uma boa GC, mas nem sempre sabe onde está ou como melhorar. Para resolver esse problema, a equipe central de GC criou um diagnóstico que os grupos podem usar para avaliar suas capacidades de GC. O diagnóstico ajuda a equipe de GC a monitorar e medir a adoção de GC em diferentes cantos da organização. Ao iluminar as necessidades e lacunas, ajuda a equipe de GC a conectar grupos às ferramentas, modelos e abordagens com maior probabilidade de ajudá-los. Isso, por sua vez, permite que a Teach for America dimensione o KM sem adicionar recursos centralizados.
Dica 4: não ignore os fundamentos do engajamento
Mesmo com estratégias e tecnologia engenhosas, aqueles que possuem Excelência em GC não perdem de vista os fundamentos de GC. Para muitos, isso inclui suporte contínuo para abordagens “clássicas” de GC, como comunidades de prática. As comunidades têm resistido ao teste do tempo por uma razão: elas conectam pessoas através de silos; apoiar o desenvolvimento profissional; e garantir que novas ideias, boas práticas e lições aprendidas cheguem a quem mais precisa.
Aqueles que concentram as comunidades nas necessidades críticas dos negócios. Por exemplo, o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) da Saudi Aramco tem uma comunidade para apoiar sua abordagem de gerenciamento de projetos. Conforme explica o Diretor de Conhecimento Ammar Alomair, todos os funcionários do PMO são membros dessa comunidade, onde obtêm acesso imediato a novos conhecimentos sobre projetos, inovações, lições aprendidas e perguntas e respostas com especialistas.
Aquele possuem Excelência em KM também promovem e estimulam ativamente a participação nas comunidades para garantir que elas não desapareçam. A PTT Exploration and Production Company Limited (PTTEP) é um grande exemplo disso. Ele mantém os membros da comunidade engajados por meio de:
Sobre a autora: Lauren Trees identifica tendências no compartilhamento e colaboração do conhecimento empresarial, pesquisa maneiras de ponta para melhorar o fluxo de conhecimento e compartilha as descobertas com os membros da American American Productivity & Quality Center (APQC) e com a comunidade de gestão do conhecimento em geral.
*postado originalmente em https://www.apqc.org/blog.
Um traço comum entre aqueles que possuem Excelência em GC é uma ligação clara entre conhecimento e estratégia de negócios. Esses líderes de GC entendem com o que a empresa se preocupa e como a GC pode ajudar a organização a concretizar sua visão de longo prazo.
Mercer é um grande exemplo disso. Está no centro de uma estratégia de negócios de cinco anos apoiada em três pilares: cultura, transformação e digitalização. Lisa Weber, líder de GC da Mercer, reconheceu que esses pilares também são fundamentais para a gestão do conhecimento. Isso facilitou o alinhamento de GC com prioridades estratégicas mais amplas. Por exemplo, a equipe de GC da Mercer adotou a transformação digital para tornar o conteúdo mais rápida e facilmente disponível, desenvolveu análises de conteúdo sofisticadas para informar a tomada de decisões de negócios e relançou sua rede de campeões de conhecimento para construir uma cultura mais orientada para o conhecimento.
No município de Dubai , a GC e o alinhamento dos negócios parecem um pouco diferentes. Os objetivos estratégicos da organização se concentram na inovação - por exemplo, ser um município criativo e pioneiro e promover a sustentabilidade ambiental. Dada essa ênfase, Dubai integrou o conhecimento e a gestão da inovação em um único programa. A especialista em conhecimento e inovação, Soha Farouk Radwan, afirma que isso ajuda a organização a criar novos conhecimentos e aproveitar a sabedoria coletiva para inovar seus programas, serviços e modelos operacionais.
Dica 2: automatize o que você pode
Outro tema que vemos naqueles que possuem Excelência em GC é um impulso para agilizar os processos de GC e minimizar o “busy work”. Isso permite que a equipe de GC se concentre em tarefas mais estratégicas, ao mesmo tempo que torna mais fácil para os usuários finais contribuir e interagir com o conhecimento.
Prudential Financial é um ótimo modelo para programas de GC que buscam otimizar e automatizar seus processos internos. A Prudential migrou recentemente mais de 300.000 artigos de conhecimento para um novo repositório central criado no SharePoint Online. Ele estabeleceu funções e responsabilidades claras para o conteúdo, incluindo proprietários, aprovadores e ciclos de revisão necessários. Como parte desse esforço, ele criou fluxos de trabalho automatizados para notificar os proprietários e aprovadores quando eles precisavam agir. A diretora de GC, Allison Wilkins, diz que os fluxos de trabalho tornam a revisão de conteúdo mais fácil para as partes interessadas, uma vez que eles apenas respondem aos lembretes por e-mail que recebem. Eles também fornecem uma trilha de auditoria para GC para garantir que o conteúdo permaneça preciso e atualizado.
Dica 3: avalie os pontos fortes, as lacunas e as necessidades
Todos aqueles que possuem Excelência em GC usam benchmarking para avaliar suas capacidades e programas de GC. Diagnósticos como a ferramenta de avaliação de capacidade de GC da APQC, na qual o reconhecimento é baseado, ajudam essas equipes de GC a entender onde se destacam, onde poderiam fazer melhor e quais deveriam ser seus próximos passos.
A Teach for America deu um passo adiante para avaliar a GC. De acordo com Shannon Steffes, diretora-gerente sênior de GC para toda a organização, a maioria dos grupos locais no Teach for America entende o valor de uma boa GC, mas nem sempre sabe onde está ou como melhorar. Para resolver esse problema, a equipe central de GC criou um diagnóstico que os grupos podem usar para avaliar suas capacidades de GC. O diagnóstico ajuda a equipe de GC a monitorar e medir a adoção de GC em diferentes cantos da organização. Ao iluminar as necessidades e lacunas, ajuda a equipe de GC a conectar grupos às ferramentas, modelos e abordagens com maior probabilidade de ajudá-los. Isso, por sua vez, permite que a Teach for America dimensione o KM sem adicionar recursos centralizados.
Dica 4: não ignore os fundamentos do engajamento
Mesmo com estratégias e tecnologia engenhosas, aqueles que possuem Excelência em GC não perdem de vista os fundamentos de GC. Para muitos, isso inclui suporte contínuo para abordagens “clássicas” de GC, como comunidades de prática. As comunidades têm resistido ao teste do tempo por uma razão: elas conectam pessoas através de silos; apoiar o desenvolvimento profissional; e garantir que novas ideias, boas práticas e lições aprendidas cheguem a quem mais precisa.
Aqueles que concentram as comunidades nas necessidades críticas dos negócios. Por exemplo, o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) da Saudi Aramco tem uma comunidade para apoiar sua abordagem de gerenciamento de projetos. Conforme explica o Diretor de Conhecimento Ammar Alomair, todos os funcionários do PMO são membros dessa comunidade, onde obtêm acesso imediato a novos conhecimentos sobre projetos, inovações, lições aprendidas e perguntas e respostas com especialistas.
Aquele possuem Excelência em KM também promovem e estimulam ativamente a participação nas comunidades para garantir que elas não desapareçam. A PTT Exploration and Production Company Limited (PTTEP) é um grande exemplo disso. Ele mantém os membros da comunidade engajados por meio de:
- repositórios online e discussões com e-mail e notificações sociais,
- reuniões regulares e workshops,
- “Palestras matinais” de 15 minutos, onde os membros podem pedir ajuda para resolver problemas,
- um evento anual da semana GC com palestrantes e sessões de pôsteres julgadas,
- prêmios anuais, e
- eventos de networking divertidos.
Sobre a autora: Lauren Trees identifica tendências no compartilhamento e colaboração do conhecimento empresarial, pesquisa maneiras de ponta para melhorar o fluxo de conhecimento e compartilha as descobertas com os membros da American American Productivity & Quality Center (APQC) e com a comunidade de gestão do conhecimento em geral.
*postado originalmente em https://www.apqc.org/blog.
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