Práticas de GC: Lições Aprendidas

por Fernando Fukunaga e Juliana Lima

Uma Lição Aprendida é um conhecimento adquirido por meio da experiência que é capturado, registrado, analisado e compartilhado. ​
Os objetivos da prática são: 

• Evitar a recorrência de casos negativos e/ou de insucesso (ex.: impedir que um erro se repita em um determinado projeto ou atividade);
• Promover sua aplicação em situações futuras - casos positivos e /ou de sucesso (ex.: repetir um acerto nos próximos projetos ou atividades.
• Em geral, as Lições Aprendidas podem ser consideradas como desvios em relação ao planejamento de um projeto ou atividade, tanto do ponto de vista positivo, como do negativo.

Apenas devem ser registradas lições aprendidas que não façam parte do padrão de trabalho e cujo aprendizado irá ajudar a empresa nos próximos projetos.
 
Um processo de lições aprendidas deve estimular a participação e a contribuição de todos os profissionais, garantindo o adequado tratamento dos registros, seu armazenamento, atualização de seu conteúdo e facilidade de acesso e consulta.

No que se refere ao programa de lições aprendidas, o ambiente organizacional é definido pela atenção que a organização tem sobre o tema, pela importância que a alta liderança dá para o programa, os recursos utilizados nas diferentes fases do processo (captura, análise e implementação) e a constante manutenção e melhoria do programa.

É fundamental para esta prática a definição de um processo para o tratamento de Lições Aprendidas. As fases deste processo são as seguintes:

• Documentar o contexto da situação ocorrida, e as respectivas consequências;
• Avaliar registros anteriores da base de dados;
• Dar feedback quanto ao tratamento adequado;
• Identificar e registrar.

Para ser considerada uma boa prática de Gestão do Conhecimento deve ser estabelecido um processo para tratamento das Lições Aprendidas:

• As pessoas precisam estar motivadas e precisam acreditar neste processo;
• A forma de registrar e a recuperação destes registros precisa ser simples;
• Nem tudo o que ocorre em um projeto ou atividade pode ser considerada uma Lição Aprendida;
• É preciso verificar se existe uma lição aprendida antes de cometer o mesmo erro novamente;
• Como todo processo, deve ser auditado;
• As melhorias são sempre Bem-Vindas.

Antes de realizar qualquer registro, deve-se observar se já não existe algum registro de Lição Aprendida tratando do tema. Se for o caso, o ideal é atualizar a informação que já existe, evitando duplicação.

Para que o registro de Lição Aprendida possa ser reutilizado em outros projetos/atividades, é necessário um bom descritivo do contexto. Uma boa maneira de fazer isso é respondendo as seguintes perguntas:

1.  O que era esperado acontecer?
2.  O que aconteceu de fato?
3.  Porque houve esse desvio?
4.  O que deve ser feito da próxima vez?

É boa prática que, durante a validação, seja feito uma ampla discussão com diversos especialistas no assunto de modo que a descrição fique abrangente e entendida por todos. Colocar a aprovação da informação nas mãos de uma única pessoa, pode aumentar o risco da informação não ser bem entendida no momento da reutilização por outras pessoas, além do risco da informação não ficar completa, devido à visão parcial que cada um tem sobre os desvios. 

E por fim, é necessário que a organização defina qual a base de dados oficial e gerencie a utilização de lições aprendidas. 

E sua organização está praticando iniciativas de lições aprendidas? Os resultados são efetivos? Comente e envie seu case de lições aprendidas para discutirmos. 

Sobre os autores:
Fernando Fukunaga, é Gestor de Educação e Comunidades em Gestão do Conhecimento e Inovação da SBGC Nacional. Mestre em Administração pela PUC/SP. Acredita que conhecimento é fonte para uma sociedade mundial unida para a produção de propósito compartilhado, luz e paz para todos que buscam viver em harmonia. 

Juliana Lima, é responsável pela implementação e coordenação de projetos com a missão de formalizar, organizar, disseminar e proteger o conhecimento da Promon Engenharia. Psicóloga e especialista em Gestão do Conhecimento com MBA em RH.