por André Saito
Na última sexta-feira, 20/3, a SBGC realizou uma roda de conversa virtual sobre os desafios do home office e como se adaptar a esta nova rotina. Confira as muitas dicas compartilhadas pelos participantes sobre as principais questões levantadas.
1. Como se organizar? Como manter o foco?
2. Como conciliar trabalho e família?
3. Como coordenar atividades com colegas?
4. Quais as ferramentas necessárias?
5. Como cuidar da segurança da informação?
1. Organização, foco, atenção
Uma das principais questões foi como se organizar para o trabalho remoto. Como lidar com as muitas demandas? Como manter o foco? Como definir prioridades?
Algumas recomendações compartilhadas na conversa:
- Organizar o espaço: encontrar um canto da casa em que possa se concentrar no trabalho.
- Cuidar da infraestrutura técnica: providenciar equipamentos, internet e ferramentas adequados.
- Manter disciplina: ficar longe da TV, celular e outras distrações na hora de trabalhar.
- Montar uma rotina: definir um ritual para começar o dia, períodos para produzir, momentos de pausa para relaxar, etc.
- Manter contato com a equipe: conversar com os colegas ajuda a se organizar e manter o ritmo.
2. Conciliar trabalho e família
Neste período de distanciamento social, todos estão em casa: filhos, pais idosos, vizinhos, para quem mora em apartamento… Como fazer home office com tanta gente em volta, com tantas demandas, barulho, distrações?
Este desafio não é simples, e mesmo quem já fazia home office enfrenta um novo cenário.
- Compreensão e tolerância: este é um momento excepcional, e precisamos praticar a tolerância. Tolerância com os filhos correndo pela casa, com os idosos pedindo atenção, com o vizinho fazendo barulho… Os colegas também serão mais tolerantes e vão entender que há crianças em casa, que uma interrupção na conversa é normal, que as condições atuais não são as ideais.
- Rotina combinada: dica que surgiu na questão seguinte, sobre coordenação, e que se aplica aqui também. Combinar com os familiares uma rotina ajuda a reduzir atritos. Momentos em que cada um faz suas coisas, momentos de interação e convívio, momentos de reunião em que é preciso ficar quieto, etc.
3. Coordenação com colegas, gestores, etc.
Algumas pessoas já faziam trabalho remoto uma ou duas vezes por semana, mas o momento é diferente. Além de ser todos os dias, agora todos estão em home office: colegas de equipe, gestores, a empresa inteira, além de clientes, parceiros, fornecedores. Como coordenar o trabalho com todo mundo remoto? Como mostrar que se está trabalhando? Como acompanhar o trabalho dos outros? Como saber quem está fazendo o quê?
Este parece ser o principal desafio no momento, coordenar nosso tempo e atividades com colegas, gestores, clientes, e todos que estão enfrentando esta nova situação. Várias dicas bastante úteis foram compartilhadas:
- Conversas regulares: alguns combinaram conversas no início e no final do dia para organizar atividades e acompanhar o que andou. Outros conversam uma vez por dia, ou então duas ou três vezes por semana.
- Ponto de encontro virtual: sala de conferência que funciona como o cafezinho do escritório. Quem estiver disponível para um bate-papo, entra na sala e conversa com quem estiver lá. Serve como espaço de descontração, interação, atualização, etc., assim como o espaço do cafezinho.
- Trabalho em voz alta: técnica que consiste em avisar os demais sobre a tarefa em que se está trabalhando. Assim, todos sabem o que os demais estão fazendo e as eventuais dificuldades que enfrentam, facilitando a coordenação das atividades.
- Concentrar-se em entregas: alguns estão preferindo combinar entregas e prazos, ao invés de acompanhar as atividades. Isso reduz a necessidade de alinhamento constante e dá alguma flexibilidade para cada um trabalhar no horário mais conveniente.
- Repensar processos: alguns processos podem ser revistos e simplificados para o trabalho remoto. Talvez não seja necessário todas as etapas atuais, algumas verificações ou autorizações podem ser suprimidas ou compensadas de outra forma. É um bom momento para rever processos.
4. Ferramentas de interação e colaboração
Muitas empresas não estavam preparadas para o trabalho remoto. Ainda não há infraestrutura suficiente, os sistemas não estão adequados, não temos as ferramentas certas. Como acessar as informações da empresa? Qual a infraestrutura necessária? Que ferramentas utilizar para quê?
Foram sugeridas diversas ferramentas para facilitar o trabalho remoto, agrupadas em categorias conforme a funcionalidade:
- Conversas e reuniões: Skype, Hangouts, Google Meet, Zoom, Webex.
- Mensagens rápidas: WhatsApp, Yammer.
- Interação assíncrona: Slack, Teams, Workplace, Google Grupos, Socialcast, OnlyOffice.
- Compartilhamento de documentos: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
- Edição colaborativa de documentos: Google Docs, Office, wikis.
- Gestão de projetos/coordenação de atividades: Asana, Trello, Monday, Pipefy, Zenkit.
- Divulgação em áudio (podcasts): Soundcloud, Spotify, BlogTalkRadio.
- Divulgação em vídeo (webcasts): YouTube Live, Facebook, Instagram, Adobe Connect.
- Ferramentas integradas: Sharepoint. Confluence.
5. Segurança da informação
Não houve tempo para conversar sobre todas as questões levantadas, mas conseguimos ainda falar sobre segurança da informação no trabalho remoto. Como evitar acesso indevido a documentos e informações? Como evitar perda de informação relevante?
Como o tempo da roda de conversa estava no fim, a troca foi rápida, mas houve dicas interessantes a respeito:
- Controle de acesso: as principais ferramentas de compartilhamento de arquivos têm mecanismos para restringir acesso. É preciso investir um tempo para identificar papéis e definir políticas de acesso adequadas.
- Versionamento: o controle de versões de documentos também é uma funcionalidade típica de muitas ferramentas de colaboração. O uso adequado de versões pode evitar a perda de informações devido a alterações simultâneas ou indesejadas em documentos.
- Separação de ambientes: adotar repositórios diferentes para uso pessoal e profissional, ou para projetos e clientes diferentes, por exemplo, pode evitar a distribuição indevida de informações.
A roda de conversa foi uma troca muito rica entre todos que puderam participar. Neste momento em que todos estamos aprendendo um novo jeito de trabalhar, a troca de insights e boas práticas pode ser a diferença para uma rotina produtiva e efetiva.
Participe das rodas de conversa da SBGC e troque também suas experiências!
Sobre o autor:
André Saito é especialista em gestão do conhecimento e inovação. Atuou em projetos recentes com avaliação de maturidade em gestão do conhecimento, promoção de redes colaborativas e aceleração de projetos de inovação. Atual presidente do Conselho Deliberativo da SBGC e professor convidado da FGV-SP. PhD em knowledge science por JAIST-Japão, mestre em administração pela FGV-SP e graduado em engenharia pela UNICAMP.