Roda de conversa sobre home office

por André Saito

Na última sexta-feira, 20/3, a SBGC realizou uma roda de conversa virtual sobre os desafios do home office e como se adaptar a esta nova rotina. Confira as muitas dicas compartilhadas pelos participantes sobre as principais questões levantadas.

1. Como se organizar? Como manter o foco?
2. Como conciliar trabalho e família? 
3. Como coordenar atividades com colegas?
4. Quais as ferramentas necessárias?
5. Como cuidar da segurança da informação?


1. Organização, foco, atenção

Uma das principais questões foi como se organizar para o trabalho remoto. Como lidar com as muitas demandas? Como manter o foco? Como definir prioridades?

Algumas recomendações compartilhadas na conversa: 

• Organizar o espaço: encontrar um canto da casa em que possa se concentrar no trabalho. 
• Cuidar da infraestrutura técnica: providenciar equipamentos, internet e ferramentas adequados. 
• Manter disciplina: ficar longe da TV, celular e outras distrações na hora de trabalhar.
• Montar uma rotina: definir um ritual para começar o dia, períodos para produzir, momentos de pausa para relaxar, etc.
• Manter contato com a equipe: conversar com os colegas ajuda a se organizar e manter o ritmo.

2. Conciliar trabalho e família

Neste período de distanciamento social, todos estão em casa: filhos, pais idosos, vizinhos, para quem mora em apartamento... Como fazer home office com tanta gente em volta, com tantas demandas, barulho, distrações?

Este desafio não é simples, e mesmo quem já fazia home office enfrenta um novo cenário.

• Compreensão e tolerância: este é um momento excepcional, e precisamos praticar a tolerância. Tolerância com os filhos correndo pela casa, com os idosos pedindo atenção, com o vizinho fazendo barulho... Os colegas também serão mais tolerantes e vão entender que há crianças em casa, que uma interrupção na conversa é normal, que as condições atuais não são as ideais. 
• Rotina combinada: dica que surgiu na questão seguinte, sobre coordenação, e que se aplica aqui também. Combinar com os familiares uma rotina ajuda a reduzir atritos. Momentos em que cada um faz suas coisas, momentos de interação e convívio, momentos de reunião em que é preciso ficar quieto, etc.

3. Coordenação com colegas, gestores, etc.

Algumas pessoas já faziam trabalho remoto uma ou duas vezes por semana, mas o momento é diferente. Além de ser todos os dias, agora todos estão em home office: colegas de equipe, gestores, a empresa inteira, além de clientes, parceiros, fornecedores. Como coordenar o trabalho com todo mundo remoto? Como mostrar que se está trabalhando? Como acompanhar o trabalho dos outros? Como saber quem está fazendo o quê?

Este parece ser o principal desafio no momento, coordenar nosso tempo e atividades com colegas, gestores, clientes, e todos que estão enfrentando esta nova situação. Várias dicas bastante úteis foram compartilhadas:

• Conversas regulares: alguns combinaram conversas no início e no final do dia para organizar atividades e acompanhar o que andou. Outros conversam uma vez por dia, ou então duas ou três vezes por semana. 
• Ponto de encontro virtual: sala de conferência que funciona como o cafezinho do escritório. Quem estiver disponível para um bate-papo, entra na sala e conversa com quem estiver lá. Serve como espaço de descontração, interação, atualização, etc., assim como o espaço do cafezinho.
• Trabalho em voz alta: técnica que consiste em avisar os demais sobre a tarefa em que se está trabalhando. Assim, todos sabem o que os demais estão fazendo e as eventuais dificuldades que enfrentam, facilitando a coordenação das atividades. 
• Concentrar-se em entregas: alguns estão preferindo combinar entregas e prazos, ao invés de acompanhar as atividades. Isso reduz a necessidade de alinhamento constante e dá alguma flexibilidade para cada um trabalhar no horário mais conveniente.
• Repensar processos: alguns processos podem ser revistos e simplificados para o trabalho remoto. Talvez não seja necessário todas as etapas atuais, algumas verificações ou autorizações podem ser suprimidas ou compensadas de outra forma. É um bom momento para rever processos. 

4. Ferramentas de interação e colaboração

Muitas empresas não estavam preparadas para o trabalho remoto. Ainda não há infraestrutura suficiente, os sistemas não estão adequados, não temos as ferramentas certas. Como acessar as informações da empresa? Qual a infraestrutura necessária? Que ferramentas utilizar para quê?

Foram sugeridas diversas ferramentas para facilitar o trabalho remoto, agrupadas em categorias conforme a funcionalidade:

• Conversas e reuniões: Skype, Hangouts, Google Meet, Zoom, Webex.
• Mensagens rápidas: WhatsApp, Yammer.
• Interação assíncrona: Slack, Teams, Workplace, Google Grupos, Socialcast, OnlyOffice.
• Compartilhamento de documentos: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
• Edição colaborativa de documentos: Google Docs, Office, wikis.
• Gestão de projetos/coordenação de atividades: Asana, Trello, Monday, Pipefy, Zenkit.
• Divulgação em áudio (podcasts): Soundcloud, Spotify, BlogTalkRadio.
• Divulgação em vídeo (webcasts): YouTube Live, Facebook, Instagram, Adobe Connect.
• Ferramentas integradas: Sharepoint. Confluence.

5. Segurança da informação

Não houve tempo para conversar sobre todas as questões levantadas, mas conseguimos ainda falar sobre segurança da informação no trabalho remoto. Como evitar acesso indevido a documentos e informações? Como evitar perda de informação relevante? 

Como o tempo da roda de conversa estava no fim, a troca foi rápida, mas houve dicas interessantes a respeito:

• Controle de acesso: as principais ferramentas de compartilhamento de arquivos têm mecanismos para restringir acesso. É preciso investir um tempo para identificar papéis e definir políticas de acesso adequadas.
• Versionamento: o controle de versões de documentos também é uma funcionalidade típica de muitas ferramentas de colaboração. O uso adequado de versões pode evitar a perda de informações devido a alterações simultâneas ou indesejadas em documentos. 
• Separação de ambientes: adotar repositórios diferentes para uso pessoal e profissional, ou para projetos e clientes diferentes, por exemplo, pode evitar a distribuição indevida de informações.

A roda de conversa foi uma troca muito rica entre todos que puderam participar. Neste momento em que todos estamos aprendendo um novo jeito de trabalhar, a troca de insights e boas práticas pode ser a diferença para uma rotina produtiva e efetiva.

Participe das rodas de conversa da SBGC e troque também suas experiências!

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Sobre o autor:
André Saito é especialista em gestão do conhecimento e inovação. Atuou em projetos recentes com avaliação de maturidade em gestão do conhecimento, promoção de redes colaborativas e aceleração de projetos de inovação. Atual presidente do Conselho Deliberativo da SBGC e professor convidado da FGV-SP. PhD em knowledge science por JAIST-Japão, mestre em administração pela FGV-SP e graduado em engenharia pela UNICAMP.