Falar em sustentabilidade nas empresas não é novidade, mas o que antes era quase restrito às questões de meio ambiente, hoje vêm acompanhado de pilares não menos importantes: responsabilidade social e governança.
Em inglês, a sigla ESG significa Environmental, Social and Governance, e representa um conjunto de medidas e boas práticas a fim de implantar e avaliar ações positivas relacionadas a esses três pilares. Seu surgimento deve-se a uma nova demanda de mercado: empresas que para além do lucro e rentabilidade, se preocupam com o legado que deixarão no mundo, o impacto de suas atividades na comunidade onde se inserem e a reputação da marca perante os stakeholders.
Por que falar sobre ESG?
Essa nova demanda surge exatamente num contexto de vulnerabilidades, marcado pela evolução da tecnologia, aumento da produtividade e mudança das relações de trabalho, mas que escaram as mudanças climáticas, escassez dos recursos naturais, as desigualdades sociais, de gênero, raciais, entre outras, vazamento de dados, ataque hackers, fraudes e corrupções.
No contexto de colapso, surgem consumidores cada vez mais informados e conscientes, que se preocupam com o consumo sustentável e buscam empresas que estejam alinhadas com seus propósitos e valores pessoais. A tendência é que empresas que não se adaptarem a esse modelo fiquem cada vez mais a margem do mercado, e só o discurso não basta, é necessário que as medidas sejam visíveis, provadas e duradouras.
Mas como a Gestão Documental contribui com a implantação da agenda ESG?
Quando o assunto é Meio Ambiente, a Gestão Documental é capaz de racionalizar a produção de documentos para que não haja o consumo desnecessário de papel. Isso é possível por meio do controle de cópias e da manutenção dos documentos eletrônicos, diminuindo a necessidade de impressões. Além disso, o descarte correto que possibilite a reciclagem do papel também representa uma medida importante.
Para Responsabilidade Social, a GD é capaz de reunir, por meio dos documentos que constituem a história e a memória das empresas, seus principais feitos, suas ações de impacto perante a comunidade, as melhorias do entorno, seus colaboradores inspiradores, entre outros. Além disso, possibilita compartilhar informações de forma precisa entre os colaboradores, para que sejam transformadas em conhecimento – auxiliando, também, na Gestão do Conhecimento, construindo ambientes agradáveis de compartilhamento e pertencimento.
Quando falamos em Governança, esse é o principal pilar de aproximação entre a GD e a agenda ESG. É necessário garantir que as empresas atuem com ética e que estejam regularizadas perante os órgãos públicos. Que tenham documentos de constituição e funcionamento como Contratos Sociais, Alvarás, Licenças Ambientais, entre outros. Que os colaboradores atuem respaldados com registros e contratos de trabalho. Que as notas fiscais sejam emitidas, bem como o pagamento de impostos e outras obrigações fiscais. Nesse sentido, tornar as evidências de regularidade dessas atividades rastreáveis e acessíveis é a principal finalidade da Gestão Documental.
Documentos são frutos de processos e tem caráter probatório. Quando bem organizados e conservados, conferem aos interessados a disponibilização das informações desejadas, de forma segura e com qualidade, garantindo às empresas transparência perante aos seus colaboradores e investidores. Além disso, documentos provam que as empresas atuam em compliance com as legislações vigentes, mitigando os riscos de corrupção.
Implantar a agenda ESG é um processo multidisciplinar e contínuo que depende da integração de pessoas, boa comunicação e disposição. Todos os esforços são necessários e importantes, pois garantirão, além da sobrevivência das próprias empresas, condições dignas de sobrevivência às futuras gerações.
Juliana Carminhola é historiadora formada pela UNESP (Assis). Também é especialista em Conservação Preventiva de documentos em papel, pós-graduada em Gestão Eletrônica de Documentos para Organizações Privadas e pós-graduanda em Gestão de Projetos pela ESALQ/USP. Além disso, tem experiência na organização e avaliação de documentos corporativos administrativos e relacionados à memória institucional.