O que é?

  • Uma Lição Aprendida é um conhecimento adquirido através da experiência, e que é capturado, registrado, analisado e compartilhado. 
  • Os objetivos da prática Lição Aprendida são:
    • Evitar a sua recorrência - casos negativos e/ou de insucesso (ex.: impedir que um erro se repita em um determinado projeto ou atividade);
    • Promover sua aplicação em situações futuras - casos positivos e /ou de sucesso (ex.: repetir um acerto nos próximos projetos ou atividades.
    • Em geral, as Lições Aprendidas podem ser consideradas como desvios em relação ao planejamento de um projeto ou atividade, tanto do ponto de vista positivo, como do negativo.

Quando utilizar?

  • Deve-se utilizar o registro de lições aprendidas onde ocorrem atividades padronizadas, sendo a LA caracterizada por um desvio nesse padrão de trabalho.
  • Apenas devem ser registradas lições aprendidas que não façam parte do padrão de trabalho e cujo aprendizado irá ajudar a Empresa nos próximos projetos.

Recursos necessários: 

  • Um processo de lições aprendidas deve estimular a participação e a contribuição de todos os profissionais, garantindo o adequado tratamento dos registros, seu armazenamento, atualização de seu conteúdo e facilidade de acesso e consulta.
  • No que se refere ao programa de lições aprendidas, o ambiente organizacional é definido pela atenção que a organização tem sobre o tema, pela importância que a alta liderança dá para o programa, os recursos utilizados nas diferentes fases do processo (captura, análise e implementação) e a constante manutenção e melhoria do programa.
  • Neste sentido, é fundamental estabelecer um plano de comunicação e capacitação adequado.

Como aplicar? 

  • É fundamental para esta prática, a definição de um processo para o tratamento de Lições Aprendidas, as fases deste processo são as seguintes:
  • Captura
    • Documentar o contexto da situação ocorrida, e as respectivas consequências;
    • Avaliar registros anteriores da base de dados;
    • Dar feedback quanto ao tratamento adequado;
    • Identificar e registrar.

  • Análise
    • Analisar, discutir e ajustar registros;
    • Discutir e consolidar registros;
    • Propor encaminhamentos.
  • Implementação
    • Revisar o descritivo da Lição Aprendidas;
    • Priorizar planos de ação;
    • Garantir que os encaminhamentos sejam, de fato, realizados;
    • Definir formas de divulgação.
  • Melhoria/ Manutenção
    • Realizar pesquisas com os usuários cm relação a satisfação cm o processo estabelecido;.
    • Analisar o impacto das Lições Aprendidas;
    • Revisar o conteúdo da base de dados, para eliminar registros expirados, ou possivelmente, duplicados;
    • Auditar os registros e planos de ação.

Boas práticas, dicas e possíveis adaptações:

Veja agora, alguns pontos de atenção imprescindíveis para o sucesso do Programa de Lições Aprendidas:
  • Para ser considerada uma boa prática de Gestão do Conhecimento, deve ser estabelecido um processo para tratamento das Lições Aprendidas;
  • As pessoas precisam estar motivadas, e precisam acreditar neste processo;
  • A forma de registrar e a recuperação destes registros precisa ser simples;
  • Nem tudo o que ocorre em um projeto ou atividade pode ser considerada uma Lição Aprendida;
  • É preciso verificar se existe uma lição aprendida antes de cometer o mesmo erro novamente;
  • Como todo processo, deve ser auditado;
  • As melhorias são sempre Bem-Vindas.

Exemplos de aplicação:

Veja um exemplo dos passos a seguidos ao aplicar o processo de Lições Aprendidas:
  1. Verificar lições aprendidas já registradas: 
    1. Antes de realizar qualquer registro, deve-se observar se já não existe algum registro de Lição Aprendida tratando do tema. Se for o caso, o ideal é atualizar a informação que já existe, evitando duplicação.
  2. Ter abrangência no entendimento do contexto:
    1. Para que o registro de Lição Aprendida possa ser reutilizado em outros projetos/atividades, é necessário um bom descritivo do contexto. Uma boa maneira de fazer isso é respondendo as seguintes perguntas:
      1. O que era esperado acontecer?
      2. O que aconteceu de fato?
      3.  Porque houve esse desvio?
      4. O que deve ser feito da próxima vez?
  3. Validar com um grupo de especialistas:
    1. É boa prática que, durante a validação, seja feito uma ampla discussão com diversos especialistas no assunto de modo que a descrição fique abrangente e entendida por todos.
    2. Colocar a aprovação da informação nas mãos de uma única pessoa, pode aumentar o risco da informação não ser bem entendida no momento da reutilização por outras pessoas, além do risco da informação não ficar completa, devido à visão parcial que cada um tem sobre os desvios. 
  4. Armazenar em um local oficial e único:
    1. É necessário que a organização defina qual a base de dados oficial para esse fim e gerencie a utilização da mesma. Várias bases de lições aprendidas tornam a utilização inviável. 

Aprenda mais:

Processos de Conhecimento

( X ) Identificação (   ) Criação  ( X ) Retenção ( X ) Transferência ( X ) Aplicação